Przewodniki / Próbki handlowe do UK · Aktualizacja: 30 września 2026

Próbki handlowe z Polski do UK: cło, VAT i faktura

Próbka dla brytyjskiego klienta może przejść przez granicę bez cła i VAT — ale tylko wtedy, gdy spełnia warunki HMRC i jest dobrze opisana. Wyjaśniamy, kiedy działa zwolnienie, a kiedy potrzebna jest odprawa czasowa lub karnet ATA.

Ten przewodnik jest też dostępny po angielsku.

Dwa rodzaje próbek, dwie różne ścieżki

Zanim nadasz paczkę z próbkami do klienta w Wielkiej Brytanii, odpowiedz sobie na jedno pytanie: czy próbka ma do Ciebie wrócić? Od tej odpowiedzi zależy cała procedura celna po stronie brytyjskiej.

• Próbka zostaje w UK (np. kawałek tkaniny, fragment płytki, opakowanie kosmetyku z nadrukiem „sample”) — w grę wchodzi zwolnienie dla próbek handlowych o znikomej wartości.
• Próbka wraca do Polski (np. wzór mebla, maszyna demonstracyjna, kolekcja pokazowa) — właściwa jest odprawa czasowa (Temporary Admission) albo karnet ATA.

Oba rozwiązania mają inne warunki, więc nie warto ich mieszać na jednej fakturze.

Próbki o znikomej wartości: zwolnienie z cła i VAT w UK

HMRC pozwala nie płacić cła importowego i VAT od towarów, które są używane jako próbki handlowe i pokazują cechy produktu, który reprezentują. Wytyczne gov.uk nie podają kwotowego progu „znikomej wartości” — decyduje charakter przesyłki, a nie konkretna suma na fakturze.

Jak przygotować próbkę

Towar musi być tak przygotowany, żeby nie nadawał się do normalnej sprzedaży. HMRC opisuje cztery metody:

• Metoda A — rozdarcie, przerobienie, przedziurawienie, przecięcie lub trwałe oszpecenie towaru.
• Metoda B — oznaczenie napisem „commercial sample” trwałym, nieusuwalnym markerem.
• Metoda C — ograniczenie liczby i rozmiaru sztuk w przesyłce.
• Metoda D — ograniczenie możliwości użycia przez sposób zaprezentowania towaru.

HMRC oczekuje przede wszystkim metod A i B, w zależności od rodzaju towaru. W praktyce oznacza to: jeśli wysyłasz buty, wyślij jeden but, a nie parę; jeśli wysyłasz materiał, przetnij go lub trwale oznacz.

Kiedy zwolnienie nie przysługuje

Według gov.uk ulgi nie uzyskasz, gdy:

• HMRC podejrzewa, że niewielka ilość towaru została celowo błędnie opisana jako próbka,
• przesyłka nie służy pozyskaniu dalszych zamówień,
• towar nie jest prawidłowo oznaczony,
• chodzi o gadżety i upominki rozdawane w celach promocyjnych („give-away”),
• towar idzie w procedurze Low Value Bulking Import.

Kurier, poczta czy przewoźnik — jak zgłosić ulgę

Sposób zgłoszenia zależy od kanału, którym przesyłka wjeżdża do UK:

Firmy kurierskie zwykle same składają zgłoszenie w imieniu odbiorcy, ale opierają się wyłącznie na danych, które im przekażesz. Zanim nadasz paczkę, zapytaj kuriera, czy przesyłka pójdzie jako pocztowa, czy jako fracht z pełnym zgłoszeniem, i upewnij się, że w zgłoszeniu znajdzie się właściwy kod ulgi. Szczegóły tego, jak kurierzy ekspresowi obsługują odprawę, opisuje artykuł jak kurierzy ekspresowi prowadzą odprawę do UK.

Przy większych przesyłkach frachtowych odbiorca w Anglii, Walii lub Szkocji potrzebuje numeru EORI zaczynającego się od GB — gov.uk wymaga go do importu. Więcej o numerach znajdziesz w przewodniku numer EORI polski i brytyjski.

Jak opisać próbkę na fakturze

Do odprawy potrzebny jest opis towaru, kod towaru i wartość — gov.uk zaznacza, że kod towaru decyduje o stawce cła i o tym, czy potrzebna jest licencja, a wartość służy do obliczenia cła i VAT. Próbka bezpłatna nadal ma wartość celną, dlatego nie wpisuj na fakturze „0” ani „no commercial value” bez podania realnej wartości.

• Konkretny opis: co to jest, z czego wykonane, ile sztuk (np. „próbka tkaniny bawełnianej, 3 fragmenty 20×20 cm, przecięte”).
• Dopisek, że to próbka handlowa i w jaki sposób została przygotowana (metoda A lub B).
• Kod towaru właściwy dla produktu, który próbka reprezentuje.
• Realna wartość jednostkowa i łączna.
• Informacja, czy próbka zostaje u odbiorcy, czy wraca do nadawcy.

Ogólne zasady przygotowania dokumentu opisuje osobny przewodnik: faktura handlowa do odprawy celnej w UK.

Próbki, które mają wrócić: odprawa czasowa lub karnet ATA

Temporary Admission

Brytyjska procedura odprawy czasowej obejmuje próbki, które mają być wyłącznie pokazywane lub demonstrowane w UK, a ich ilość musi być rozsądna i odpowiadać temu celowi. Według gov.uk wymaga ona wcześniejszego pozwolenia i co do zasady pełnego zgłoszenia celnego.

Karnet ATA

Karnet ATA obejmuje próbki służące wyłącznie demonstracji — reprezentujące kategorię towarów już produkowanych albo planowanych do produkcji. Gov.uk zastrzega, że nie mogą to być identyczne artykuły przywiezione przez jedną osobę lub wysłane do jednego odbiorcy w takiej ilości, że przestają być próbkami w zwykłym rozumieniu handlowym.

Karnet okazuje się celnikom przy wjeździe do kraju i ponownie przy wyjeździe; funkcjonariusze zatrzymują odpowiedni odcinek i stemplują grzbiet. Jeśli próbki ostatecznie zostaną w UK (np. klient zdecyduje się je zatrzymać), trzeba skontaktować się z urzędem celnym kraju, w którym zostają, i złożyć pełne zgłoszenie w miejsce czasowego wywozu.

VAT — o czym pamiętać

• Zwolnienie dla próbek o znikomej wartości obejmuje zarówno cło, jak i brytyjski VAT importowy (przy frachcie — kod F45, jeśli ulga przysługuje).
• Jeśli zwolnienie nie ma zastosowania, odbiorca płaci VAT importowy; gov.uk wskazuje, że podmiot zarejestrowany do VAT w UK może go odliczyć.
• Stawki VAT UK i PL to różne systemy — nie przenoś polskich stawek na fakturę dla brytyjskiego odbiorcy.

Najczęstsze błędy przy wysyłce próbek

• Wysłanie pełnych, sprzedawalnych kompletów jako „próbek” — HMRC może wtedy odmówić ulgi i naliczyć cło oraz VAT.
• Brak trwałego oznaczenia lub zniszczenia próbki przed nadaniem.
• Łączenie w jednej paczce próbek i towaru na sprzedaż bez rozdzielenia pozycji na fakturze.
• Wysyłanie próbek demonstracyjnych, które mają wrócić, bez karnetu ATA lub pozwolenia na odprawę czasową.

Dokumenty trzymaj przez 4 lata

HMRC wymaga przechowywania dokumentacji przez co najmniej 4 lata, w tym zgłoszeń importowych, dowodu własności oraz dowodu zniszczenia lub rozdysponowania próbek. Warto zachować zdjęcie oznaczonej lub przeciętej próbki przed wysyłką — to najprostszy dowód, że przygotowałeś ją zgodnie z metodą A lub B.

Powiązane przewodniki

• Paczka kurierska z UK zatrzymana w urzędzie celnym — co zrobić

• Towar na targi w UK z Polski: eksponaty, próbki i materiały reklamowe

• Narzędzia i sprzęt firmowy na kontrakt w UK: odprawa czasowa, karnet ATA, powrót

Źródła

• Pay no import duty and VAT on importing commercial samples (GOV.UK)
• Check if you can get import duty relief on goods using Temporary Admission (GOV.UK)
• Find out which goods an ATA Carnet will cover (GOV.UK)
• How to use your ATA Carnet (GOV.UK)
• Import goods into the UK: step by step (GOV.UK)

Informacje ogólne, nie porada prawna, podatkowa ani celna. Przepisy się zmieniają — przed wysyłką sprawdź aktualne wymagania w źródłach urzędowych lub u agencji celnej.