Przewodniki / Incoterms UK–Polska · Aktualizacja: 30 września 2026

Incoterms w handlu UK–Polska: kto płaci cło i VAT przy EXW, FCA, DAP i DDP

Formuła Incoterms w umowie rozstrzyga, kto zgłasza towar do wywozu, kto do przywozu i kto płaci cło oraz VAT importowy. Wyjaśniamy EXW, FCA, DAP i DDP na przykładzie handlu między UK a Polską.

Ten przewodnik jest też dostępny po angielsku.

Po co w ogóle ustalać Incoterms

Incoterms to międzynarodowy zestaw reguł opracowany przez Międzynarodową Izbę Handlową (ICC), który określa, kto w transakcji odpowiada za zadania, koszty i ryzyka związane z dostawą towaru. W handlu między Wielką Brytanią a Polską od czasu wyjścia UK z UE ma to znaczenie praktyczne: każda przesyłka przekracza granicę celną, więc ktoś musi złożyć zgłoszenie wywozowe, ktoś inny (albo ta sama strona) zgłoszenie przywozowe, i ktoś musi zapłacić cło oraz VAT importowy. Wybrana formuła powinna to rozstrzygać, zanim towar wyjedzie z magazynu.

Warto pamiętać, że Incoterms regulują relację między sprzedającym a kupującym. Nie zmieniają przepisów podatkowych ani celnych i nie przenoszą odpowiedzialności wobec urzędu na osobę, która według prawa nie może jej ponosić. Umowa mówi, kto płaci i organizuje, a przepisy mówią, kto może być importerem i kto musi być zarejestrowany.

Cztery formuły najczęściej spotykane w handlu UK–Polska

Poniższe zestawienie opiera się na opisie formuł w wytycznych HMRC dotyczących wartości celnej. To uproszczenie, a nie tekst reguł ICC, który warto przeczytać w oryginale przed podpisaniem umowy.

EXW – minimum obowiązków sprzedającego

Przy EXW sprzedający jedynie udostępnia towar u siebie. Według opisu HMRC nie ładuje go i nie zajmuje się odprawą wywozową. W praktyce oznacza to, że kupujący z innego kraju musi zorganizować zgłoszenie eksportowe w kraju sprzedającego, co bywa kłopotliwe. Sprzedający z kolei nie kontroluje dokumentów potwierdzających wywóz, a te są mu potrzebne do własnych rozliczeń podatkowych.

FCA – bezpieczniejsza alternatywa dla EXW

Przy FCA sprzedający dostarcza towar przewoźnikowi lub przedstawicielowi kupującego we wskazanym miejscu i tam przechodzi ryzyko. Sprzedający załatwia odprawę wywozową, więc sam ma dostęp do potwierdzenia eksportu, a kupujący odpowiada za import. Dla wielu firm to rozsądny kompromis, gdy kupujący ma własnego spedytora.

DAP – sprzedający dowozi, kupujący odprawia

Przy DAP sprzedający ponosi ryzyko transportu do miejsca przeznaczenia i dostarcza towar gotowy do rozładunku. Odprawa przywozowa, cło i VAT importowy pozostają po stronie kupującego. To podział naturalny: importerem jest firma w kraju przeznaczenia, która zwykle ma tam rejestrację VAT i może rozliczyć podatek importowy.

DDP – pełna odpowiedzialność sprzedającego

Przy DDP sprzedający bierze na siebie wszystkie koszty i ryzyka aż do miejsca przeznaczenia, łącznie z odprawą importową, cłem i formalnościami celnymi w kraju kupującego. Dla klienta to wygoda, bo otrzymuje towar bez niespodzianek. Dla sprzedającego spoza kraju importu to jednak najbardziej wymagająca formuła.

Ryzyka DDP dla polskiego sprzedawcy wysyłającego do UK

Jeżeli polska firma sprzedaje na warunkach DDP do Wielkiej Brytanii, w praktyce staje się stroną brytyjskiej odprawy przywozowej. Rodzi to kilka konkretnych konsekwencji.

• Rejestracja VAT w UK. Według HMRC przedsiębiorca nieprowadzący działalności w UK musi zarejestrować się do VAT, jeśli dokonuje jakichkolwiek dostaw opodatkowanych na terytorium UK – próg obrotu go nie dotyczy. Dostawa towaru, który sprzedawca sam importuje i dostarcza klientowi w UK, zwykle mieści się w tym pojęciu.
• VAT importowy. Rozliczenie VAT importowego w deklaracji VAT (postponed VAT accounting) jest według HMRC dostępne dla firm zarejestrowanych do VAT w UK. Bez rejestracji podatek trzeba zapłacić przy odprawie, a jego odzyskanie jest utrudnione.
• Numer EORI GB. Firmy spoza UK mogą potrzebować brytyjskiego numeru EORI do niektórych czynności celnych; jeśli nie mogą go uzyskać, HMRC wskazuje, że należy wyznaczyć osobę, która zajmie się sprawami celnymi w ich imieniu. Więcej o samym numerze w słowniku pojęć (po angielsku).
• Odpowiedzialność za dług celny. Przy przedstawicielstwie bezpośrednim za należności odpowiada importer, a przy pośrednim agent odpowiada solidarnie z importerem. Sprzedawca DDP musi wiedzieć, w jakim charakterze działa jego agencja.
• Koszty, których nie znasz z góry. Stawka celna zależy od kodu towaru i pochodzenia, a wartość celna obejmuje m.in. transport i ubezpieczenie do miejsca wprowadzenia do UK. Błędna kalkulacja obciąża sprzedającego, nie klienta.

Kierunek odwrotny: towar z UK do Polski

Te same zasady działają w drugą stronę. Brytyjski dostawca sprzedający polskiej firmie na DAP zostawia jej odprawę przywozową w Polsce, cło i VAT importowy według polskiej stawki. Przy DDP to on musiałby zadbać o import w UE, co zwykle wymaga unijnego numeru EORI i rozwiązania kwestii VAT w Polsce. Dlatego przed zamówieniem zawsze zapytaj dostawcę, kto będzie importerem w zgłoszeniu.

Incoterms w zgłoszeniu celnym CDS

Formuła dostawy trafia do brytyjskiego zgłoszenia importowego w systemie CDS (po angielsku), w polu Data Element 4/1. Wpisuje się tam trzyliterowy kod Incoterms oraz miejsce, najlepiej jako kod UN/LOCODE albo kod kraju z opisem słownym. Według przewodnika HMRC pole to wypełnia się przy wycenie metodą wartości transakcyjnej, a jeśli warunki dostawy wymagają korekty wartości celnej (np. doliczenia transportu przy EXW lub FCA), odpowiednie kody dodaje się w DE 4/9. HMRC podkreśla też, że sam wybór formuły, nawet DDP, nie wyklucza stosowania metody wartości transakcyjnej.

Dlatego faktura i umowa powinny wskazywać tę samą formułę i to samo miejsce. Rozbieżność między dokumentami a zgłoszeniem to typowy powód pytań przy weryfikacji wartości celnej.

Jak wybrać formułę – praktyczne wskazówki

1. Ustal, kto realnie może być importerem w kraju przeznaczenia (rejestracja VAT, EORI).
2. Unikaj EXW w eksporcie, jeśli potrzebujesz własnego potwierdzenia wywozu – rozważ FCA.
3. Wybieraj DDP tylko wtedy, gdy masz w UK rejestrację VAT i przedstawiciela celnego.
4. Zawsze podawaj miejsce przy kodzie formuły, bo bez niego podział kosztów jest niejasny.

Szczegółowe omówienie z perspektywy agencji celnej znajdziesz w artykule zawierającym porównanie warunków DDP, DAP i EXW w handlu z UK. Jeśli nie wiesz, czy potrzebujesz pośrednika, zajrzyj do przewodnika Do you need a customs broker? (po angielsku).

Powiązane przewodniki

• Handel z Irlandią Północną po ramach windsorskich: co musi wiedzieć polska firma

• Firma z UK sprzedaje online do Polski: IOSS, VAT, cło i zwroty

• Numer EORI polski i brytyjski: kto potrzebuje którego i jak go uzyskać

Źródła

• Incoterms – Customs valuation (GOV.UK / HMRC)
• CDS import declaration completion guide, Group 4 – DE 4/1 (GOV.UK)
• VAT guide (VAT Notice 700) (GOV.UK)
• Complete your VAT Return to account for import VAT (GOV.UK)
• Get an EORI number (GOV.UK)

Informacje ogólne, nie porada prawna, podatkowa ani celna. Przepisy się zmieniają — przed wysyłką sprawdź aktualne wymagania w źródłach urzędowych lub u agencji celnej.