Przewodniki / Pierwsza wysyłka UK–Polska · Aktualizacja: 30 września 2026

Pierwsza wysyłka firmowa UK–Polska: od czego zacząć

Sześć kroków przed pierwszą firmową wysyłką między Wielką Brytanią a Polską: numery EORI, kod towaru, Incoterms, przedstawiciel celny, dokumenty i numer GMR.

Ten przewodnik jest też dostępny po angielsku.

Od wyjścia Wielkiej Brytanii z UE każda firmowa przesyłka między UK a Polską przekracza granicę celną. Dotyczy to też sytuacji, gdy wysyłasz jedną paletę do stałego klienta. Nie oznacza to, że pierwsza wysyłka musi być trudna. Wystarczy przejść przez kilka kroków we właściwej kolejności: najpierw identyfikacja firmy, potem towar, warunki dostawy, przedstawiciel, dokumenty, a na końcu transport. Ten przewodnik porządkuje te kroki i odsyła do szczegółowych poradników tam, gdzie temat jest szerszy.

Krok 1: numer EORI po obu stronach granicy

EORI to numer identyfikujący przedsiębiorcę w systemach celnych. Według GOV.UK numer GB EORI jest potrzebny, jeśli przemieszczasz towary między Wielką Brytanią (Anglia, Szkocja, Walia) a innym krajem, w tym krajem UE. Osobny numer z prefiksem XI dotyczy przemieszczeń związanych z Irlandią Północną.

Po stronie unijnej, zgodnie z informacją Komisji Europejskiej, EORI musi mieć każdy przedsiębiorca mający siedzibę na obszarze celnym UE, a także przedsiębiorca spoza UE, który np. składa zgłoszenia celne w Unii. Firma z UE wnioskuje o numer w organie celnym państwa, w którym ma siedzibę, a firma spoza UE w państwie, w którym po raz pierwszy wykonuje czynność celną. W praktyce:

• firma brytyjska sprzedająca do Polski potrzebuje GB EORI do wywozu z UK, a jeśli sama ma być zgłaszającym w Polsce, także numeru unijnego,
• polska firma kupująca w UK potrzebuje EORI z prefiksem PL do importu w Polsce, a GB EORI wtedy, gdy ma występować w brytyjskich zgłoszeniach,
• numer EORI składa się z dwuliterowego kodu kraju i ciągu znaków nadanego przez ten kraj.

Więcej o skrócie i jego roli znajdziesz w słowniku pojęć (po angielsku).

Wniosek o numer złóż z wyprzedzeniem, zanim umówisz pierwszy odbiór towaru. Brak EORI u którejkolwiek ze stron to jeden z najprostszych powodów, dla których agent nie może złożyć zgłoszenia, a przesyłka czeka na granicy lub w magazynie. Warto też od razu przekazać numery kontrahentowi, żeby trafiły na fakturę.

Krok 2: kod towaru, czyli klasyfikacja

Kod towaru decyduje o stawce cła, podatku importowym, ewentualnych pozwoleniach oraz o tym, czy możesz skorzystać z preferencji z umowy handlowej. GOV.UK zwraca uwagę, że tylko pierwsze sześć cyfr jest wspólne dla krajów stosujących ten sam system klasyfikacji, a dalsze cyfry są krajowe lub unijne. Kod podany przez kontrahenta z drugiej strony granicy trzeba więc zweryfikować w taryfie kraju przywozu. Jak to zrobić krok po kroku, opisujemy w poradniku o kodach HS, CN i TARIC.

Krok 3: Incoterms, czyli kto za co odpowiada

Zanim zarezerwujesz transport, ustal z kontrahentem regułę Incoterms. To ona określa, kto organizuje przewóz, kto ponosi ryzyko na danym odcinku i kto odpowiada za odprawę eksportową oraz importową. Nieuzgodniona reguła to najczęstsze źródło nieporozumień przy pierwszej wysyłce: towar stoi na granicy, bo każda ze stron zakładała, że cło i odprawę załatwia druga. Porównanie EXW, FCA, DAP i DDP znajdziesz w poradniku Incoterms w handlu UK–Polska.

Krok 4: wybór przedstawiciela celnego

Większość firm przy pierwszych wysyłkach korzysta z agencji celnej. Wytyczne HMRC wymagają, by przedstawiciel działał na podstawie pisemnych instrukcji, w których określono, czy reprezentuje cię bezpośrednio, czy pośrednio. Różnica jest istotna:

• przedstawicielstwo bezpośrednie: agent składa zgłoszenie w twoim imieniu, a za dług celny odpowiada importer,
• przedstawicielstwo pośrednie: agent działa we własnym imieniu na twoją rzecz i odpowiada za zobowiązania solidarnie z tobą.

Niezależnie od formy GOV.UK przypomina, że nadal odpowiadasz za należytą staranność przy swoich zgłoszeniach, więc dane o towarze, wartości i pochodzeniu muszą być prawdziwe. Kopię upoważnienia zachowaj, bo HMRC może poprosić o dowód. Jeśli zastanawiasz się, czy agent jest w ogóle potrzebny, zobacz poradnik o potrzebie korzystania z agencji (po angielsku).

Krok 5: dokumenty handlowe

Przedstawiciel przygotuje zgłoszenia na podstawie twoich dokumentów, dlatego ich jakość wprost przekłada się na tempo odprawy. Przygotuj co najmniej:

• fakturę handlową z danymi sprzedawcy i nabywcy, numerami EORI, opisem towaru, kodem towaru, ilością, wartością, walutą i regułą Incoterms,
• listę pakunkową (packing list) z liczbą opakowań, wagą brutto i netto oraz zawartością każdej palety lub kartonu,
• oświadczenie o pochodzeniu, jeśli towar spełnia reguły pochodzenia i chcesz skorzystać z preferencji z umowy handlowej UE–UK,
• pozwolenia lub świadectwa, jeśli towar ich wymaga (np. żywność, rośliny, wyroby akcyzowe).

Preferencja celna nie przysługuje automatycznie tylko dlatego, że towar jedzie z UK lub z Polski. Towar musi spełnić reguły pochodzenia dla swojego kodu. Kto i w jakiej formie składa oświadczenie, wyjaśniamy w poradniku o oświadczeniu o pochodzeniu i REX.

Krok 6: rezerwacja przewozu i numer GMR

Dopiero z ustalonymi zgłoszeniami warto potwierdzić termin odbioru. W ruchu drogowym przez porty obsługujące brytyjski system GVMS potrzebny jest numer GMR (Goods Movement Reference). Według GOV.UK tworzy go przewoźnik lub firma zarejestrowana w GVMS, a do jego utworzenia potrzebne są m.in. numery rejestracyjne pojazdu lub naczepy oraz referencje zgłoszeń celnych (MRN, DUCR), a w niektórych przypadkach także dane deklaracji bezpieczeństwa. Wymagane dane zależą od kierunku przewozu. Zanim ciężarówka wyjedzie, upewnij się, kto odpowiada za GMR, i przekaż mu numery zgłoszeń. Szczegóły opisuje poradnik o numerze GMR i GVMS.

Kolejność w skrócie

Jeśli chcesz zobaczyć wszystkie procedury w jednym miejscu, łącznie z tranzytem i odprawą importową, zajrzyj do serwisu centrum wiedzy o odprawach UK–Polska. Po pierwszej udanej wysyłce kolejne przebiegają zwykle szybciej, bo dane firmy, kody towarów i upoważnienia są już gotowe.

Powiązane przewodniki

• Faktura handlowa i packing list do odprawy UK–Polska

• Wysyłka towaru z Niemiec do UK – odprawa krok po kroku

• Import odzieży z Wielkiej Brytanii do Polski: klasyfikacja, pochodzenie, cło i VAT

Źródła

• Get an EORI number (GOV.UK)
• Economic Operators Registration and Identification number (EORI) (Komisja Europejska)
• Finding commodity codes for imports or exports (GOV.UK)
• Appoint someone to deal with customs on your behalf (GOV.UK)
• Get a goods movement reference (GOV.UK)

Informacje ogólne, nie porada prawna, podatkowa ani celna. Przepisy się zmieniają — przed wysyłką sprawdź aktualne wymagania w źródłach urzędowych lub u agencji celnej.