Przewodniki / Rejestracja VAT w UK · Aktualizacja: 30 września 2026

Rejestracja VAT w UK dla polskiej firmy: kiedy jest obowiązkowa

Polska firma bez siedziby w Wielkiej Brytanii nie korzysta z progu obrotu. Wyjaśniamy, kiedy HMRC wymaga rejestracji, jak ją przeprowadzić i co dalej.

Ten przewodnik jest też dostępny po angielsku.

Wiele polskich firm zakłada, że brytyjski VAT zaczyna ich dotyczyć dopiero po przekroczeniu jakiegoś progu obrotu. To częsty błąd. Próg rejestracyjny, o którym się mówi w kontekście UK, jest przewidziany dla firm prowadzących działalność w Wielkiej Brytanii. Firma z siedzibą w Polsce, która nie ma w UK żadnej placówki, podlega innym zasadom — i w wielu sytuacjach musi się zarejestrować już przy pierwszej sprzedaży.

Kim jest „non-established taxable person”

HMRC używa pojęcia non-established taxable person (NETP), czyli podatnik nieposiadający siedziby w UK. Według wytycznych HMRC (VAT Notice 700/1) jest to każda osoba lub firma, która nie ma w Wielkiej Brytanii tzw. UK establishment. Takie „ustanowienie” istnieje, gdy:

w UK zapadają kluczowe decyzje zarządcze i prowadzona jest centralna administracja firmy, albo
firma ma w UK stałą fizyczną obecność z zasobami ludzkimi i technicznymi, pozwalającą dokonywać lub otrzymywać świadczenia podlegające VAT.

Typowa polska spółka lub jednoosobowa działalność zarządzana z Polski, bez biura i personelu w UK, będzie więc zwykle traktowana jako NETP. Sam magazyn prowadzony przez zewnętrznego operatora logistycznego nie oznacza automatycznie, że firma ma w UK „ustanowienie” — liczą się kryteria opisane wyżej.

Brak progu obrotu dla firm spoza UK

Dla firm z siedzibą w UK obowiązek rejestracji powstaje, gdy obrót opodatkowany z ostatnich 12 miesięcy przekroczy £90,000 (tak podaje gov.uk w przewodniku „Register for VAT”). Dla NETP tego progu nie ma. HMRC wprost wskazuje, że podatnik nieposiadający siedziby w UK musi się zarejestrować, jeśli dokonuje opodatkowanych dostaw w UK albo spodziewa się ich w ciągu najbliższych 30 dni — niezależnie od wartości sprzedaży.

Przekroczenie progu £90,000 nie jest dla polskiej firmy bez siedziby w UK momentem granicznym. Liczy się to, czy w ogóle dokonuje opodatkowanej sprzedaży z miejscem opodatkowania w Wielkiej Brytanii.

Typowe sytuacje, w których polska firma potrzebuje numeru VAT w UK

Towar w magazynie w UK sprzedawany klientom w UK

Jeśli towar już znajduje się w Wielkiej Brytanii (np. w magazynie fulfillment lub u operatora logistycznego) i sprzedajesz go bezpośrednio klientom w UK, gov.uk jednoznacznie stwierdza, że sprzedawca zagraniczny musi się zarejestrować i rozliczać VAT od tej sprzedaży — bez względu na wartość. To najczęstszy przypadek sprzedawców marketplace'ów. Szczegóły modelu opisujemy w przewodniku Amazon FBA w UK: cło i VAT dla polskiego sprzedawcy. Przy sprzedaży przez platformy internetowe obowiązują dodatkowe zasady dotyczące tego, kto rozlicza VAT — warto je sprawdzić osobno.

Import na własny rachunek i dalsza sprzedaż w UK

Gdy polska firma sama jest importerem towaru do Wielkiej Brytanii, a potem sprzedaje go na miejscu (np. na warunkach, w których to sprzedawca odpowiada za odprawę po stronie brytyjskiej), dokonuje w UK sprzedaży krajowej. Taka dostawa jest opodatkowana w UK, więc zgodnie z zasadą dla NETP rodzi obowiązek rejestracji. Pamiętaj, że import to także obowiązki celne — potrzebny jest m.in. numer EORI (zob. słowniczek pojęć (po angielsku)).

Sprzedaż wysyłkowa do konsumentów w UK

Dla towarów wysyłanych z zagranicy bezpośrednio do klientów w UK kluczowa jest wartość przesyłki £135 (liczona dla całej przesyłki, nie pojedynczego artykułu):

przesyłki do £135 — sprzedawca rozlicza brytyjski VAT w momencie sprzedaży, co oznacza konieczność rejestracji. Wyjątek: sprzedaż B2B, gdy klient poda swój brytyjski numer VAT — wtedy rozlicza go klient w mechanizmie odwrotnego obciążenia;
przesyłki powyżej £135 — stosuje się standardowe zasady importowe: VAT i cło pobiera się przy wwozie do Wielkiej Brytanii, a kto jest importerem, zależy od uzgodnionych warunków dostawy.

Według gov.uk sprzedawca zagraniczny nie musi się rejestrować, jeśli sprzedaje wyłącznie towary objęte stawką zerową albo wyłącznie firmom zarejestrowanym do VAT w UK, które same rozliczają podatek.

A co z usługami?

Przy usługach miejsce opodatkowania ustala się według odrębnych reguł i w relacjach B2B często rozlicza je klient. Omawiamy to w przewodniku Usługi dla klientów z UK a VAT.

Termin: 30 dni

VAT Notice 700/1 wskazuje, że NETP musi zgłosić się do HMRC w ciągu 30 dni od dnia dokonania pierwszej opodatkowanej dostawy w UK albo w ciągu 30 dni od momentu, gdy pojawiło się przekonanie, że taka dostawa nastąpi. W praktyce najlepiej złożyć wniosek, zanim towar trafi do sprzedaży.

Jak się rejestruje

Wniosek online. Gov.uk podaje, że rejestracji zwykle dokonuje się online przez usługę HMRC. Można też działać przez agenta lub księgowego, który złoży wniosek w imieniu firmy. Formularz papierowy VAT1 jest przewidziany tylko dla szczególnych przypadków.
Przedstawiciel podatkowy. Według HMRC NETP może, ale co do zasady nie musi, ustanowić przedstawiciela podatkowego (tax representative). HMRC może go jednak wymagać w określonych okolicznościach.
Potwierdzenie. Po rejestracji HMRC przesyła pocztą 9-cyfrowy numer VAT, datę, od której rejestracja obowiązuje, informacje o pierwszej deklaracji oraz dane do założenia konta podatkowego online.

Obowiązki po rejestracji

Założenie konta VAT online w HMRC zaraz po otrzymaniu numeru.
Making Tax Digital (MTD): HMRC automatycznie włącza zarejestrowane firmy do MTD for VAT, chyba że firma jest zwolniona lub złożyła wniosek o zwolnienie. Oznacza to prowadzenie cyfrowej ewidencji i składanie deklaracji przez kompatybilne oprogramowanie.
Regularne deklaracje VAT i płatności — według harmonogramu wskazanego przez HMRC w potwierdzeniu rejestracji.
Wykazywanie VAT na fakturach i przechowywanie dokumentacji transakcji.
Aktualizacja danych w HMRC przy zmianach w firmie.

Nie myl brytyjskiego VAT z polskim

Rejestracja w UK nie zastępuje obowiązków w Polsce. Polska firma nadal rozlicza polski VAT według polskich przepisów, a sprzedaż z miejscem opodatkowania w UK rozlicza w deklaracjach brytyjskich. Warto uzgodnić z księgowym, jak te transakcje ujmować po obu stronach.

Podsumowanie

Dla firmy z Polski bez siedziby w UK pytanie nie brzmi „czy przekroczyłem próg”, tylko „czy dokonuję opodatkowanej sprzedaży w UK”. Towar w brytyjskim magazynie, własny import i sprzedaż na miejscu albo wysyłka do konsumentów przesyłek do £135 — to sytuacje, w których rejestracja jest zwykle potrzebna. Więcej przykładów praktycznych zebrano w artykule o tym, kiedy polska firma potrzebuje numeru VAT w UK.

Powiązane przewodniki

Import do UK i sprzedaż na miejscu

Easy Clearance to agencja celna UK–UE, która obsługuje zgłoszenia importowe i eksportowe, tranzyt T1/T2 oraz przeprowadzki UK–Polska. Na ich stronie znajdziesz omówienie rejestracji VAT w UK dla polskich firm.

Przeczytaj o rejestracji VAT w UK

Źródła

Informacje ogólne, nie porada prawna, podatkowa ani celna. Przepisy się zmieniają — przed wysyłką sprawdź aktualne wymagania w źródłach urzędowych lub u agencji celnej.